Checklist ก่อนจ่าย supplier: เอกสารอะไรต้องเช็กบ้าง
ก่อนโอนต้องตอบสามข้อนี้ให้ได้ ผู้รับเป็นใคร ค่าอะไร และยอดก่อน VAT เท่าไหร่ รายการข้างล่างคือเอกสารที่ใช้ยืนยันทั้งสามข้อ
1. ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี
- ชื่อผู้ขายตรงกับชื่อในสัญญาหรือใบสั่งซื้อ
- มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
- แยกบรรทัด VAT ออกจากค่าบริการ ถ้าผู้ขายจด VAT
- ยอดก่อน VAT ชัดเจน เพราะเป็นฐานที่ใช้คิดยอดหัก (บิลที่รวม VAT แล้ว เครื่องคำนวณย้อนหายอดก่อน VAT ให้) ดู คิดจากยอดก่อน VAT
2. ผู้รับเงินเป็นใคร
- บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล: กำหนดแบบที่ยื่น ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ดู เทียบสองแบบ
- ผู้รับอยู่ในไทยหรือต่างประเทศ: นิติบุคคลต่างประเทศที่ไม่ได้ประกอบกิจการในไทยอาจเข้าข่าย ภ.ง.ด.54 ส่วนบุคคลธรรมดาต่างประเทศให้ถามกรมสรรพากร เว็บนี้ไม่คำนวณให้ทั้งสองกรณี
- เป็นมูลนิธิหรือสมาคมไหม เพราะบางรายการมีอัตราแยก
3. สัญญาหรือใบสั่งซื้อ
- ขอบเขตงานเขียนไว้ชัดพอจะระบุได้ว่าเป็นค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า ค่าโฆษณา หรือค่าขนส่ง
- ถ้าสัญญาเรียกว่า "ค่านายหน้า" ให้ตรวจอัตราเอง เพราะเว็บนี้ยังไม่ยืนยันอัตราของรายการนี้ ยังไม่ใช้ในเครื่องคำนวณ
- ถ้างานรวมลิขสิทธิ์หรือสิทธิ์ใช้งานต่อ ให้ตรวจเพิ่มว่าเป็นค่าตอบแทนอีกประเภทหรือเปล่า
4. ค่าสินค้ากับค่าบริการ
- บิลแยกบรรทัดสินค้าออกจากบริการ ฐานคิดหักจะได้ชัด
- บิลที่รวมสองอย่างเป็นยอดเดียว ขอให้ผู้ขายแยกก่อนโอน
5. เกณฑ์ขั้นต่ำต่อสัญญา
- เครื่องมือนี้ถือว่ายอดทั้งสัญญาต่ำกว่า 1,000 บาท ไม่ต้องหัก ตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไปต้องหัก
- เกณฑ์นี้นับต่อสัญญา จึงต้องมีสัญญาหรือใบสั่งซื้อให้ย้อนดูได้
- ถ้าสัญญาตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไปแต่จ่ายแบ่งเป็นงวด งวดละไม่ถึง 1,000 บาทก็ยังต้องหัก ในเครื่องคำนวณเปิด "แบ่งจ่ายหลายงวดตามสัญญา" แล้วใส่ยอดรวมก่อน VAT
6. ช่องทางจ่ายและ e-WHT
- จ่ายผ่านธนาคารที่เข้าร่วมระบบ e-Withholding Tax หรือไม่ ถ้าใช่และเข้าเงื่อนไข หักอัตราที่ลดแล้วได้
- อ่านเงื่อนไขและช่วงเวลาที่ e-Withholding Tax 1%
7. หลักฐานหลังหัก
- ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ผู้รับ และเก็บสำเนาคู่กับใบแจ้งหนี้
- ถ้าจ่ายผ่าน e-WHT ผู้จ่ายไม่ต้องออก 50 ทวิ ธนาคารออกหลักฐานการรับชำระภาษีให้แทน ตามประกาศอธิบดี ฉบับที่ 20 เก็บหลักฐานการทำรายการและข้อมูลการนำส่งภาษีไว้กับใบแจ้งหนี้
- จดยอดหัก วันที่จ่าย และแบบที่ใช้ยื่น ไว้ในที่เดียวกับหลักฐานการโอน บันทึกสลิปจากเครื่องคำนวณเป็น PDF หรือ CSV เก็บไว้ด้วยก็ได้
8. การยื่นแบบ
- ยื่นแบบและนำส่งภายในกำหนดของเดือนถัดไป (สลิปในเครื่องคำนวณบอกกำหนดยื่นถัดไปให้) ดู ปฏิทินภาษี
- ตรวจแบบที่ยื่นกับยอดหักที่จดไว้ก่อนส่งทุกเดือน
คู่มือตามประเภทค่าใช้จ่าย
แหล่งที่มาของทุกอัตราอยู่ที่ หน้าแหล่งที่มา
คำถามที่พบบ่อย
- ไม่มีสัญญา มีแต่ใบเสนอราคา ใช้อะไรเป็นหลักฐาน
- ใบเสนอราคาที่ตอบรับแล้วกับใบสั่งซื้อช่วยบอกขอบเขตงานและยอดตามสัญญาได้ เก็บคู่กับใบแจ้งหนี้ไว้ เพราะเกณฑ์ขั้นต่ำและประเภทค่าใช้จ่ายดูจากงานที่ตกลงกัน
- ผู้รับไม่ยอมบอกว่าเป็นบุคคลหรือนิติบุคคล ทำยังไง
- ดูจากชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีในใบแจ้งหนี้ ถ้ายังไม่ชัดให้ขอเอกสารแสดงสถานะก่อนโอน เพราะผู้รับต่างประเภทใช้ ภ.ง.ด. คนละแบบ
- ค่านายหน้าหักกี่เปอร์เซ็นต์
- เว็บนี้ยังไม่ยืนยันข้อและอัตราของค่านายหน้ากับแหล่งต้นทาง จึงไม่ระบุตัวเลข ให้เช็กกับสัญญาและหน้าของกรมสรรพากรโดยตรง